Ervaringen en tips

De beste tips en tricks krijg je natuurlijk van ervaringen deskundigen. Ik dook mijn vriendenkring in en zocht enkele mensen die werken of gewerkt hebben als management assistant.

Ik vroeg hen of ze enkele vragen wilden beantwoorden over de opleiding en taken van management assistant. Daarna geef ik ook mijn eigen ervaring weer.

Dit zijn de vragen die ik heb voorgelegd heb:

1. Heb je een opleiding gevolgd tot management assistant? Zo ja, waar? Zo niet, welke opleiding heb je dan gevolgd?
2. Werk je nu als management assistant? Of heb je vroeger als management assistant gewerkt? Waar heb je gewerkt? Wat waren je taken? Werkte je voor een volledig kantoor of afdeling of eerder voor één of enkele specifieke personen?
3. Indien je de opleiding gevolgd hebt, welke punten kunnen dan beter? Waar merk je tekortkomingen?
4. Zou je het aanraden als job? En welke mensen kiezen best voor deze opleiding?

Ik vond 4 mensen die de vragen beantwoord hebben en geef daarna ook nog mijn eigen mening over de opleiding.

Steffie is 27 en geeft momenteel les in het buitengewoon secundair onderwijs. 

1. Ze heeft geen opleiding gevolgd tot MAS, maar volgde een bachelor secundair onderwijs Nederlands - Godsdienst. Nu heeft ze dus werk naar haar behaald diploma. Voor haar job als management assistant heeft ze ervaring opgedaan in administratie, planning en telefonie als HR consultant.
2. Ze werkte 3 jaar als management assistant voor 3 vastgoedmakelaars. Het takenpakket was zeer ruim: agendaplanning, ontvangen van bezoekers, opmaken van dossiers en overeenkomsten, telefonisch contact met diverse partijen, aankoop kantoormateriaal, regelen publiciteit, restaurants boeken, beheren van derdenrekening, opvragen van vergunningen, opmaken van facturen, organiseren van verscheidene kleine evenementen, klasseren, bijhouden van cijfers, statistieken en targets, betalingen opvolgen enz..
3. Niet van toepassing.
4. Volgens haar kan de job er leuk zijn als je heel punctueel en georganiseerd bent. Je moet veel structuur hebben, stressbestendig zijn en graag ten dienste zijn van anderen. Er is ook veel zin voor verantwoordelijkheid nodig maar je mag geen probleem hebben met uitvoerende taken en secuur opvolgen van orders. Ook belangrijk is dat je erg goed bent in prioriteiten stellen en dat je een goede communicator bent. Een goede verstandhouding tussen de manager en zijn assistant is het begin van een succesvolle relatie. Weet wat er van jou verwacht wordt en durf te zeggen dat er een taak zal moeten wachten omwille van iets anders dat dringender is.

Christine is een 40 plusser die al enkele jaren ervaring heeft. 

1. Ik heb geen specifieke opleiding tot management assistant gevolgd, enkel een opleiding humaniora Economie en dan nog avondonderwijs 'efficient secretariaat', 'boekhouden' en 'Spaans.
2. Zowel in mijn huidige en vorige job (13 jaar) ben ik werkzaam als management assistant. Heden werk ik bij Westlease - Elexys en daarvoor werkte ik bij DS Distributors. Mijn takenpakket bestaat voornamelijk uit agendabeheer, correspondentie allerlei voor directie, opvolgen dossiers met betrekking tot vergunningen, het is heel breed. Het directieteam bestaat uit 3 managers en daarnaast ben ik ook nog switching advisor bij de energiemaatschappij.
3. Niet van toepassing, maar misschien is er meer nood aan een doorgedreven opleiding Excel en Powerpoint. Dat zou voor mij toch beter zijn.
4. Ik zou de job zeker aanraden, gezien de diversiteit van taken. Je moet vooral stressbestendig zijn en heel efficient kunnen werken. Snel van aanpak zijn is een goede eigenschap omdat één woord soms voldoende moet zijn om een volledige taak te volbrengen.

Annelies is eind de 20 en werkt bij Thermote & Vanhalst te Waregem.

1. Ik heb geen opleiding tot management assistant gevolgd. Ik heb een A2 diploma kantoor en volgde 1 jaar een opleiding eventmanagement maar heb deze niet afgewerkt.
2. Ik werk voor enkele managers als assistant op de verkoopafdeling. Mijn taken zijn vooral agenda's beheren, powerpoints opmaken, prijzen vergelijken, telefoons opnemen, notuleren tijdens vergaderingen en zorg voor de administratieve kant van de opleidingen die binnen de afdeling georganiseerd worden. Een job met heel veel variatie.
3. Niet van toepassing
4. Als je iemand bent die graag organiseert, sociaal bent, geen 9 to 5 mentaliteit hebt en graag administratieve taken doet is dit zeker een job voor jou. Ik doe deze job heel graag omwille van de variatie die er is en de doorgroeimogelijkheden!

Romina is 24 en werkt bij Greenhouse Dienstencheque

1. Ik volgde de opleiding Office Management aan de Artevelde Hogeschool. Het was de bedoeling om in de richting van Human Resources af te studeren, maar deze richting werd tijdens de opleiding zelf afgeschaft. Dit staat dus niet op mijn diploma vermeld. Ik heb wel het geluk gehad dat de school alles in het werk heeft gesteld om ons toch nog alle vakken te laten volgen.
2. Na mijn opleiding had ik het geluk om op mijn stageplaats te kunnen blijven (Greenhouse Dienstencheques). Zo ben ik gestart als assistente van Karoline, zij is de HR-verantwoordelijke in het bedrijf. Tijdens mijn stage was ze ook mijn begeleidster, de taken van mijn stage heb ik dus ook verdergezet in de eerste weken van mijn job. De hoofdtaken waren toen klasseren, uitdenken van vlottere manieren om zaken bij te houden, excel-files aanvullen en screenen van sollicitaties. Doordat de firma bleef groeien was er soms nood aan extra dossierbeheerders. Daardoor kreeg ik binnen het bedrijf de opleiding tot dossierbeheerder om af en toe in te springen in de kantoren. Daarna ben ik stilletjes doorgegroeid naar de fulltime functie van mobiele dossierbeheerder. De combinatie van mobiele dossierbeheerder en HR assistente was niet meer houdbaar. Zowel voor de taken van dossierbeheerder en HR assistente had ik te weinig tijd. In mijn huidige functie heb ik een wisselende weekplanning, hierin bestaan mijn taken van vooral in het helpen van collega's of het overnemen van hun kantoor wanneer ze afwezig zijn. Aangezien wij een dienstencheque bedrijf zijn, is het een vaak wisselende omgeving. De ene dag kijk ik om klanten en poetshulpen die een gaatje in hun planning hebben te matchen, de andere dag ben ik cheques aan het verwerken en daartussen komen altijd onverwachte zaken aankloppen. Dit zorgt ervoor dat ik nooit op voorhand kan voorspellen hoe mijn dag zal lopen.
3. In de opleiding zelf vond ik dat er soms te weinig keuzemogelijkheden waren. Hiermee bedoel ik dat het rooster van alle studenten voor het grootste deel vastligt. Er is enkel de keuze tussen Spaans en Duits. Verder ligt alles vast. Bepaalde vakken vond ik persoonlijk nogal nutteloos - ik had bijvoorbeeld in mijn laatste jaar RZL. Een vak als RZL zou beter in het eerste jaar gegeven worden, wanneer men na het eerste jaar dan toch nog beslist om een andere opleiding te volgen, heb je dit vak toch reeds al achter de rug. Het wordt in alle Artevelde vakken gegeven. Het enige wat ik wel vind ontbreken is opvolging achteraf. Eens je afgestudeerd, krijg je ook niet de kans om je om een 'bijblijf-sessie' te volgen. Mijn opgedane kennis tijdens mijn studies is grotendeels verloren gegaan. Vooral van het vak administratieve organisatie is dan ook niets meer blijven volgen. Dit onderdeel zou volgens mij toch eens mogen herzien worden.
4. Ik vind het een leuke job om te doen en de management assistant bij Greenhouse doet haar haar job nu al 8 jaar en nog steeds met plezier. Het is een goede leerschool. Als je graag met administratieve taken bezig bent, maar toch niet 100% voor leidinggevende wilt gaan - of stilletjes aan wil doorgroeien naar leidinggevende, denk ik dat deze opleiding een goede keuze is.

Je ziet dat het takenpakket over het algemeen wel hetzelfde is bij alle 4 de dames. Agenda beheer, telefoons opnemen, databeheer en dergelijke. Ook bij mijn eigen job is dit het geval. Hieronder kan je mijn eigen antwoorden op de vragen vinden.

1. Ik studeerde Grieks-Latijn in het middelbaar en trok daarna naar de Universiteit Gent om Kunstwetenschappen te studeren. Ook is dit nog steeds een grote passie, de opleiding was te zwaar. Ik deed nog een omzwerving Fotografie en probeerde Kunstwetenschappen nog eens opnieuw maar het was geen groot succes. Ik besloot aan het werk te gaan en werkte 4,5 jaar als verkoopster in een kledingzaak. Omdat ik daar regelmatig de administratie voor mijn rekening nam, besloot ik om een opleiding tot Office Manager te volgen aan de Artevelde Hogeschool. Een Switch traject weliswaar, in combinatie met een fulltime job. Ik hoop in juni 2016 te kunnen afstuderen.
2. Momenteel werk ik als allround assistant bij E&C Consultants, een energie consultant bureau te Kortrijk. Ik werk er in dienst van een management team van 4 personen en een team van 10 consultants wereldwijd. Mijn job is heel divers en uitgebreid. Ik neem de telefoons voor mijn rekening, zorg voor een verdeling van de post en bestel kantoormateriaal, drank en voedingswaarden. Ik boek alle hotels, treinen en vliegtuigen die nodig zijn voor de verplaatsingen en zorg ervoor dat alle documenten in orde zijn. Databeheer is ook belangrijk en noteer afspraken in de agenda's. 
3. Ik vind persoonlijk dat er meer praktijkvakken mogen zijn. Ook zoals Romina vind ik dat er meer keuzemogelijkheden moeten zijn en dat de plaatsing van bepaalde vakken wel eens beter mag bekeken worden.
4. Ik ben heel blij dat ik de mogelijkheid heb om deze opleiding te kunnen volgen. Het is de juiste keuze voor mij en dat merk ik nu ook doordat ik de job reeds kan uitvoeren.

Ik hoop dat deze blog voor toekomstige studenten en huidige studenten nuttig is geweest, nuttig is en nog nuttig zal zijn.

Solliciteren voor een job als management assistant

Je hebt beslist, je wil aan het werk. Dan ga je voor een grote verandering in je leven. En dat is goed, ze zeggen niets voor niets, verandering van spijs doet eten.

Maar hoe begin je daar nu aan? In mijn vorige blogpost schreef ik reeds dat je je best inschrijft bij de VDAB of bij een interimkantoor. Maar daarmee vind je niet altijd onmiddellijk een job.
Een goede motivatiebrief en cv vormen de basis van elk gesprek en kunnen de deur openen naar een bedrijf.

Persoonlijk vind ik dat hogescholen daar iets te weinig aandacht aan besteden hoe je een goede sollicitatiebrief schrijft. In de taalvakken leer je hoe je een brief in het Frans, Engels en Duits schrijft, maar de echte praktijk wordt niet echt toegepast. Zou het misschien geen goed idee zijn om samen te werken met een interimkantoor om een test te doen? Iedere student schrijft voor dezelfde job een sollicitatie brief en het kantoor zoekt dan de beste 10 brieven uit. Dit vind ik een goede manier omdat iedereen dezelfde opleiding volgt en dus dezelfde competenties heeft en de recruiters dus puur op de brief moeten gaan selecteren.

Omdat ik zelf toch een aantal sollicitaties heb moeten doorlopen voor ik mijn huidige job te pakken heb gekregen, wil ik jullie toch een aantal tips geven hoe je het aanpakt.

1. Geef niet op!

Ik heb anderhalf jaar gesolliciteerd voor ik mijn job heb gekregen. Om en bij 75 brieven en e-mails verstuurd. Maar ik kreeg vaak een njet. Niet het juiste diploma, niet de nodige ervaring, of zelfs helemaal geen reactie. Ook al begin je aan jezelf te twijfelen, en geloof me die gevoelens zullen zeker komen, je mag niet opgeven. Ooit zal er wel iemand zijn die iets in je profiel ziet en je zal uitnodigen voor een gesprek. En wie weet krijg je wel een job!

2. Hou je cv up to date.

Wanneer je een tijdje zonder job zit, en een bijkomende opleiding volgt, vermeld je dat best op je cv en zelfs in je sollicitatiebrief. Dan toont dat je vooruit wilt en niet bij de pakken blijft zitten. Je toont dat je bereid ben om je bij te scholen en dat je niet thuis je tijd zit te verdoen.

3. Laat alles eens bekijken door een neutrale persoon

Wanneer je geen reactie krijgt op je sollicitaties, is het misschien de moeite waard om je brief te laten nakijken. Ga eens langs bij de werkwinkel, de VDAB of een loopbaanbegeleider. Zij kunnen aan de hand van een gesprek je cv en brief een beetje bijschaven waardoor je misschien een betere kans hebt op een positief antwoord.

4. Durf contact op te nemen

Wanneer een reactie uitblijft, of die nu positief of negatief zou zijn, kan het zeker geen kwaad dat je de bedrijven waarvoor je gesolliciteerd hebt zelf eens opbelt. Ze kunnen er uit afleiden dat je echt interesse hebt, en bestaat de kans dat je cv misschien wordt bijgehouden voor latere openstaande functies.

5. Bekijk het breder
Het is logisch dat je een job wilt in de richting waarin je bent afgestudeerd. Maar soms, en zeker in het begin, kan je beter je grenzen een beetje ruimer leggen. Als je afgestudeerd bent als medical management assistant, maar niet direct in de medische wereld terecht kan, kijk dan eens naar jobs als 'gewone' management assistant. Zo heb je toch een job, ook al is het maar tijdelijk, die je ervaring op en kan je ondertussen blijven zoeken naar een job die je beter ligt.

6. Wees eerlijk
Stel, je vindt een vacature die je aanstaat. Je schrijft een brief met cv en enkele dagen later krijg je telefoon dat je uitgenodigd wordt voor een eerste verkennend gesprek. Je zorgt dat je een goede voorbereiding hebt en met enige zenuwen trek je naar het bedrijf in kwestie. Maar... tijdens het gesprek merk je al dat het niet echt iets voor jou is. Wat doe je dan? Je kan gaan voor de job en er toch iets van proberen te maken. Of je kan eerlijk zijn en zeggen dat je merkt tijdens het gesprek dat de job toch niets voor jou zal zijn. Recruiters zullen die eerlijkheid echt weten de appreciëren.

Ook wanneer je een job hebt is het belangrijk dat je jezelf constant blijft evalueren. Niet allemaal voor het bedrijf waarvoor je werkt maar vooral voor jezelf. Tijdens mijn vorige job (ik werkte als verkoopster in een kledingszaak) was ik op een bepaald moment alles meer dan beu. Ik ben eerlijk geweest tijdens een evaluatie gesprek tegen mijn toenmalige manager. Hij had zelf al iets door en had er dan ook alle begrip voor. Ik had nu wel het 'geluk' dat ik in een sector werkte waar er veel verloop is van personeel en waar er ook snel nieuw personeel gevonden wordt. Ik begrijp dat dit niet altijd even makkelijk is maar soms is het beter om gewoon eerlijk te zijn. Want als je je niet meer goed voelt in je job, zal je dat gaan uitstralen en zal je werk eronder gaan lijden. Dat is uiteraard niet de bedoeling.

Je kan ook op momenten dat je je onzeker voelt om een evaluatiegesprek vragen. Dan kan je je gevoelens gaan ventileren, met je verantwoordelijke gaan bespreken en misschien raad en advies krijgen. Ook wanneer je een mindere periode hebt en misschien wat fouten maakt kan het geen kwaad om een gesprek aan te vragen. Het kan je alleen maar helpen om beter te worden.

Afgestudeerd, en nu?

Je bent afgestudeerd, proficiat. Na 3 of misschien zelfs 4 jaar zwoegen, heb je eindelijk dat diploma in handen. Maar wat nu?

Je kan verder studeren. Via een verkort programma kan je een tweede bachelor behalen. Of een master aan de universiteit via een schakelprogramma. Je kan ook aan sommige scholen een bachelor-na-bachelor, een postgraduaat of bijscholingen.

Als je (veel) geluk hebt, kan je terecht bij het bedrijf waar je je stage gedaan hebt. Dat is natuurlijk een topsituatie. Wanneer je deze kans krijgt, grijp deze dan met beide handen. Je doet onmiddellijk de (brood)nodige ervaring op, en je hebt een inkomen.

Of je kan op zoek naar een job. Het belangrijkste is dat je onmiddellijk inschrijft bij de VDAB. Dan sta je ingeschreven als werkzoekende Dat heeft diverse voordelen. Zo kom je zo sneller in aanmerking voor de inschakelingsuitkering. Die krijg je pas nadat je 12 maand nadat je bent afgestudeerd nog steeds geen job hebt. Hoe sneller je je inschrijft, hoe sneller die 12 maand voorbij zijn. Hopelijk vind je natuurlijk sneller een job.
Via de VDAB kunnen werkgevers ook op zoek gaan naar geschikt personeel. De database werkt langs 2 kanten. Werkzoekenden gaan op zoek naar een werkgever en werkgevers gaan op zoek naar een werknemer.

Op de website van de VDAB kan je een profiel opmaken, 'Mijn loopbaan'. Daar kan je alle nodige gegevens invullen. Eén tip, vul deze zo gedetailleerd mogelijk in. Want hoe meer info een werkgever heeft, hoe meer kans je hebt dat je zijn of haar interesse trekt.

Je kan er aanduiden wat je gewenste job is, welke opleidingen je hebt gevolgd, of je reeds ervaring hebt en dergelijke meer.

Je kan ook naar een interimkantoor stappen. In hoe meer kantoren je je inschrijft, hoe meer kans je hebt om aan job te raken. De mensen die in deze kantoren werken, zijn getraind om personen te ontleden en de juiste persoon te linken aan de juiste job.

Je kan ook naar een loopbaanbegeleiding kantoor gaan. Daar zitten vaak mensen die een psychologische achtergrond hebben en jou zo goed als mogelijk zullen proberen te helpen om je voor te bereiden op het arbeidsveld.
Ik heb ooit eens gesolliciteerd voor een functie als management assistant bij een kantoor dat aan loopbaanbegeleiding deed. Ook al hadden ze vooraf reeds besloten om de functie terug in te trekken, toch mocht ik op gesprek tonen. Dit soort gesprekken zijn enorm leerrijk, vooral voor jezelf. De persoon voor me heeft vooral naar me geluisterd, waardoor hij me eigenlijk op zeer korte termijn snel leerde kennen. Hij gaf me een heleboel tips hoe ik het aan kon aanpakken en in welke sector ik best terecht kan.
Het is soms een investering, maar zeker de moeite waard.

In mijn volgende post, zal ik het hebben over hoe je het sollicitatieproces het best aanpakt. Waar kan je op letten, en waar zitten de addertjes onder het gras?

Opleiding tot management assistant

Je hebt besloten, je wilt management assistant worden. Maar hoe begin je daar nu aan?
Naar welke school ga je, in welke stad? Kies je voor hogeschool, universiteit of nog een ander opleidingsinstituut? Allemaal vragen die je krijgt, en waar je dus een antwoord hoopt op te vinden.

Ik geef je hier enkele tips en tricks hoe je het kan aanpakken.

Er zijn in Vlaanderen een heleboel scholen die een opleiding tot management assistant aanbieden.
Meestal is de naam van de opleiding niet management assistant maar office management. Je kan dan via een opleidingskeuze kiezen voor management assistant of andere richtingen. Hieronder vind je een aantal scholen waar je office management kan volgen.

1. Howest

Howest is een hogeschool met campussen in Kortrijk en Brugge. In beide campussen kan je de opleiding office management volgen. De opleiding is hetzelfde en je krijgt er de keuze tussen een business en healthcare gerichte opleiding. Wanneer je kiest voor het bedrijfsleven, kan je dan tussen 3 verschillende afstudeerrichtingen kiezen. International trade, Human Resources Management en Event & Project Management. Kies je voor healthcare, dan wordt je Medical Management Assistant.

Het voordeel bij deze keuzes is dat je bij elke richting specifieke vakken krijgt die ervoor zorgen dat je een pro in je keuze wordt.

Hieronder vind je het opleidingsprogramma van Medical Management Assistant:

Het mooie aan dit voorbeeld vind ik dat je duidelijk ziet onder welke categorie de vakken vallen. Zo heb je communicatieve vakken, die vooral taalvakken zijn. Organisatie vakken, zoals het office pakket maar hoe je in bepaalde situaties moet omgaan. De vakken van de categorie healthcare zijn specifiek gericht op de medische wereld. Zo krijg je een indeling in anatomie, pathologie, medische terminologie. Je zal nu wel geen dokter worden, maar het is een mooie basis zodat je toch van bepaalde zaken op de hoogte bent. Daarnaast heb je nog een aantal @work vakken, die ervoor zorgen dat je de nodige ervaring opdoet reeds tijdens je opleiding.

Het opleidingsprogramma voor Management Assistant ziet er zo uit:

Er zijn een aantal gelijkenissen. Zo zijn de communicatievakken, organisatievakken en @work vakken identiek. Het verschil zit hem in de business vakken. Je ziet ook duidelijk dat er een onderscheid is tussen de diverse afstudeerrichtingen. Zo staat de afkorting HRM voor Human Resources Management en richten deze vakken zich meer op personeelgerichte thema's. EPR staat voor Event & Projectmanagement en ITR voor International trade. Dit vind ik mooi aangeduid en een klare verdeling van de vakken.

Bij beide opleidingsprogramma's zijn rechts in de blokken het aantal studiepunten vermeld. Daarmee kan je ook goed op voorhand weten wat de belangrijkere vakken zijn in een studieprogramma.

Hier kan je een brochure vinden met alle info over de opleiding.


2. Thomas More 

Deze school, met campussen in Geel, Mechelen en Turnhout heeft een veel breder opleidingsprogramma. Je hebt maar liefst keuze tussen 7 keuzetrajecten: Bedrijfsvertaler-tolk, Cross Media management, Customer Relations Management, Human Resources Management, Talen en internationaal netwerken, Medical Office Management en Event & Projectmanagement.

Ik vind het behoorlijk interessant dat je zoveel keuze hebt. Misschien heb je een grote passie voor talen, maar wil je toch het bedrijfsleven in. Dan is bedrijfsvertaler - tolk iets voor jou. Of wil je je op een specifiek thema richten binnen management zoals Cross media of customer relations. Het zijn keuzes die in niet veel andere scholen worden aangeboden en waar je dus heel bewust zal voor kiezen.

Het verschillende opleidingsprogramma's kan je hieronder vinden:

Bedrijfsvertaler-tolk

Crossmedia management

Customer Relations Management - Human Resources Management

Talen en internationaal netwerken

Medical Office Management 

Event & Projectmanagement

Net zoals in Howest is er een duidelijk onderscheid tussen de verschillende afstudeerrichtingen met elk hun specifieke vakken. Het is misschien een school die minder bekend is, maar voor sommigen onder jullie toch misschien het overwegen waard.

Meer info over de opleiding office management vind je hier.

3. Artevelde Hogeschool Gent

Artevelde is een van de grootste hogescholen van België, met bijna 13000 studenten en 1200 personeelsleden. Hun opleiding office management is een van de grootste in het land.
Volgens hen zijn de kernwoorden voor een goede office manager Planner, Organisator, Ondernemer. Dit omschrijf kort maar zeer krachtig de opleiding.

Net als in de andere scholen heb je hier diverse afstudeerrichtingen, al zijn het er hier maar 3. Je kan kiezen uit Medical Management Assistant, Event- en projectmanagement en Management Assistant.
Binnen management assistant heb je nog twee onderverdelingen, General Management Assistant en Human Ressources management assistant.

Opleidingsprogramma Event- en projectmanangement

Ook hier zie je goed de onderverdeling van de vakken over de verschillende jaren heen en een onderscheid tussen de opleidingsonderdelen en leereenheden. 

Management Assistant

Ook hier een onderverdeling tussen communicatieve vakken, IT gerichte vakken en dan praktijk vakken. Ik vind het toch belangrijk dat de 3 keuzemogelijkheden dezelfde vakken hebben. Want op zich is voor alle 3 de richtingen de basis heel belangrijk.

Medical Management Assistant

Hier zijn dan weer de medische vakken meer vertegenwoordigd. Wat ik hier aan deze opleiding wel goed vind is dat er ook aandacht wordt besteed om medische termen ook in het Engels en Frans te leren gebruiken. Dit is een perfecte integratie van een communicatief vak met een vakspecifiek onderdeel.

Indien je meer info wilt over de opleiding, kan je terecht op deze site.

4. Katholieke Hogeschool Leuven

Eindigen doen we in Leuven, waar er naast de universiteit ook een hogeschool is. Daar kan je terecht indien je een meer praktijkgerichte opleiding wilt.

Volgens hen volg je dan een opleiding waarin in :

• je zin voor initiatief en ondernemen kan ontwikkelen
• minstens één internationale ervaring opdoet in België of in het buitenland
• de wereld van onderzoek, innovatie en duurzaam ondernemen ontdekt.

Ook hier kan je kiezen uit verschillende afstudeerrichtingen. De opleiding heeft de reeds gekende keuzes als management assistant, medical management assistant, event- en projectmanagement en het  toch nieuwere bedrijfsvertaler-tolk. Ik vind het goed dat hier toch weer een andere, atypische keuze hebt. Wie heel graag talen studeert, maar echt meer richting bedrijfsleven wil vertalen en tolken, kan ook in Leuven terecht.

Opleidingsprogramma's zijn hier wel behoorlijk moeilijk te vinden op hun website. De andere scholen kreeg je deze in één overzicht, hier moet je toch een aantal stappen doornemen.

Omdat je toch een aantal keuzes moet maken, geef ik jullie gewoon de website mee en kan je dan zelf kijken wat de programma's zijn.

Naast de hogescholen kan je ook in andere instellingen de opleiding tot management assistant volgen.

Hieronder vind je ook een aantal mogelijkheden.

1. Centrum voor afstandsonderwijs

Hier kan je op afstand een opleiding tot Management Assistant volgen. Dit houdt in dat je de opleiding op je eigen tempo volgt, en dat je je cursussen zelfstandig studeert. Dit houdt een keiharde discipline in. 

Meer info vind je hier.

2. VDAB

Ook bij de VDAB kan je deze opleiding volgen. Management Assistant is een knelpuntberoep. Dus als je hiervoor kiest, ben je quasi zeker van een job.

Deze cursussen volg je via een CVO, Centrum voor Volwassen Onderwijs. Deze kan je volgen in diverse steden in Vlaanderen. 

3. Wolters Kluwer

Wolters Kluwer is een organisatie die zich vooral richt op bedrijven. Ondernemers kunnen er voor kiezen om hun medewerkers een of meerdere opleidingen te laten volgen. Echt voor studenten is dit niet, vooral omwille van de hoge kostprijs. Het is ook een zeer intensieve opleidingen, in 7 dagen word je klaargestoomd voor de job. Daarom is enige ervaring toch vereist.

Op deze website kan je meer informatie vinden.

Het is ondertussen duidelijk dat je een immense keuze hebt als je kiest voor een opleiding tot office manager / management assistant.

Maak je keuze bewust en niet te snel. Bezoek meerdere infodagen op verschillende scholen en ga op zoek naar mensen die de opleiding al gevolgd hebben en praat met hen. Stel alle vragen die in je op komen, je kan nooit teveel informatie hebben.

In de volgende blogpost praat ik met mensen die werken als management assistants, kijken we naar waar je allemaal als management assistant kan werken en geef ik enkele sollicitatietips als je op zoek bent naar een job.

Management assistant?

Management assistant, een term die heel breed en ruim interpreteerbaar is. Maar was is het nu precies?

Als je het letterlijk vertaald kan je zeggen dat je dan de assistent van de manager bent. Maar vaak is het veel meer dan dat. Er zijn bedrijven waar elke manager zijn eigen assistent heeft, maar dat komt niet zo heel vaak voor, zeker niet bij KMO bedrijven. Wat bij die bedrijven vaak het geval is, is dat er een of twee assistenten zijn voor het hele kantoor. Dan werken zij voor meerdere departementen of personen en hebben ze dus een heel uitgebreide job.

Als je de vacatures voor management assistant doorneemt op jobsites, krijg je vaak onderstaande beschrijving:

Je staat een kaderlid bij in de dagelijkse werkorganisatie. Je staat in voor het beheer van de lopende zaken én komt tegemoet aan de talrijke onvoorziene vragen van je vaas, van het bedrijf of van elders. Je ontvangt en filter brieven, e-mails, faxen en telefoontjes, en je volgt ze op. Je stelt zelfstandig correspondentie op. Je vertaalt naar verschillende talen. Je organiseert vergaderingen en conferenties, je bereid ze voor en notuleert. Je beheert de agenda van je baas: je legt afspraken vast, boekt vergaderingen, organiseert verplaatsingen, enz. Soms leid je een team van medewerkers en ben je verantwoordelijk voor bepaalde dossiers. 

Je werkt in nauwe samenwerking met je baas. Je gaat om met vertrouwelijke informatie. Je bent discreet. Je hebt een ruime autonomie en een grote verantwoordelijkheid. Soms ga je op verplaatsing. Je werkuren zijn doorgaans regelmatig.

Persoonlijk vind ik dit nogal een omschrijving 'uit de boekskes'. Het is heel typisch en richt zijn duidend naar eenzijdige taken en naar een specifiek persoon. Terwijl management assistants vaak meer office managers zijn dan werken voor die éne persoon.

Zelf werk ik als allround assistant bij een energie consultancy bureau in Kortrijk. Het management team bestaat uit 4 personen, waaronder de voorzitter van de raad van bestuur, de managing director, finance director en managing director US. Daarnaast zijn er nog 5 consultants, 1 accountant, en een verantwoordelijke voor marketing en communicatie. Ik kan zeggen dat ik voor hen allemaal werk. Ik assisteer bij de dossiers van de klanten, neem de telefoon op, verdeel de post en wanneer er verplaatsingen worden gemaakt, zorg ik voor de vliegtickets en de hotels. Het werk is heel divers en vraagt bij elke persoon een andere, unieke aanpak.

Ik denk dat dit typisch werk is voor een administratief bediende, maar dat men eerder voor assistent kiest als titel omdat het niet enkel administratief werk is. Het is veel meer dan dat. Je moet heel snel kunnen omschakelen van taak, vaak zelf zoeken welke vragen prioritair zijn en hoe je dat bij elke collega apart aanpakt. Dat was voor mij iets waar ik het in het begin vaak moeilijk mee had. 

Mijn vorige job was als verkoopster in een kledingzaak. Ik heb het 4 en een half jaar met hart en ziel gedaan. Waarom dan veranderen? Ik was toe aan een nieuwe uitdaging en wou vooral iets doen met meer administratie. Ik deed al in de winkel kleine administratieve taken en dat was wel mijn ding. Ik volg de opleiding voor management assistant nu in afstandsonderwijs aan de Artevelde hogeschool. Deze opleiding combineer ik dus met mijn job en dat heeft zijn voor- en nadelen. Zo kan ik vaak zaken die ik leer onmiddellijk toepassen op mijn job en kan ik mijn ervaring gebruiken bij het maken van taken of studeren van leerstof.

In de volgende blogpost zal ik het onder andere hebben waar je allemaal de opleiding kan volgen in Vlaanderen, spreken over hoe je best een passende job zoekt en vindt, praten met mensen die de opleiding volgen, gevolgd hebben, werken als en gewerkt hebben als management assistant. Daarnaast wil ik het ook hebben hoe je je constant kan bijscholen en wat je kan doen bij problemen.