Als je het letterlijk vertaald kan je zeggen dat je dan de assistent van de manager bent. Maar vaak is het veel meer dan dat. Er zijn bedrijven waar elke manager zijn eigen assistent heeft, maar dat komt niet zo heel vaak voor, zeker niet bij KMO bedrijven. Wat bij die bedrijven vaak het geval is, is dat er een of twee assistenten zijn voor het hele kantoor. Dan werken zij voor meerdere departementen of personen en hebben ze dus een heel uitgebreide job.
Als je de vacatures voor management assistant doorneemt op jobsites, krijg je vaak onderstaande beschrijving:
Je staat een kaderlid bij in de dagelijkse werkorganisatie. Je staat in voor het beheer van de lopende zaken én komt tegemoet aan de talrijke onvoorziene vragen van je vaas, van het bedrijf of van elders. Je ontvangt en filter brieven, e-mails, faxen en telefoontjes, en je volgt ze op. Je stelt zelfstandig correspondentie op. Je vertaalt naar verschillende talen. Je organiseert vergaderingen en conferenties, je bereid ze voor en notuleert. Je beheert de agenda van je baas: je legt afspraken vast, boekt vergaderingen, organiseert verplaatsingen, enz. Soms leid je een team van medewerkers en ben je verantwoordelijk voor bepaalde dossiers.
Je werkt in nauwe samenwerking met je baas. Je gaat om met vertrouwelijke informatie. Je bent discreet. Je hebt een ruime autonomie en een grote verantwoordelijkheid. Soms ga je op verplaatsing. Je werkuren zijn doorgaans regelmatig.
Persoonlijk vind ik dit nogal een omschrijving 'uit de boekskes'. Het is heel typisch en richt zijn duidend naar eenzijdige taken en naar een specifiek persoon. Terwijl management assistants vaak meer office managers zijn dan werken voor die éne persoon.
Zelf werk ik als allround assistant bij een energie consultancy bureau in Kortrijk. Het management team bestaat uit 4 personen, waaronder de voorzitter van de raad van bestuur, de managing director, finance director en managing director US. Daarnaast zijn er nog 5 consultants, 1 accountant, en een verantwoordelijke voor marketing en communicatie. Ik kan zeggen dat ik voor hen allemaal werk. Ik assisteer bij de dossiers van de klanten, neem de telefoon op, verdeel de post en wanneer er verplaatsingen worden gemaakt, zorg ik voor de vliegtickets en de hotels. Het werk is heel divers en vraagt bij elke persoon een andere, unieke aanpak.
Ik denk dat dit typisch werk is voor een administratief bediende, maar dat men eerder voor assistent kiest als titel omdat het niet enkel administratief werk is. Het is veel meer dan dat. Je moet heel snel kunnen omschakelen van taak, vaak zelf zoeken welke vragen prioritair zijn en hoe je dat bij elke collega apart aanpakt. Dat was voor mij iets waar ik het in het begin vaak moeilijk mee had.
Mijn vorige job was als verkoopster in een kledingzaak. Ik heb het 4 en een half jaar met hart en ziel gedaan. Waarom dan veranderen? Ik was toe aan een nieuwe uitdaging en wou vooral iets doen met meer administratie. Ik deed al in de winkel kleine administratieve taken en dat was wel mijn ding. Ik volg de opleiding voor management assistant nu in afstandsonderwijs aan de Artevelde hogeschool. Deze opleiding combineer ik dus met mijn job en dat heeft zijn voor- en nadelen. Zo kan ik vaak zaken die ik leer onmiddellijk toepassen op mijn job en kan ik mijn ervaring gebruiken bij het maken van taken of studeren van leerstof.
In de volgende blogpost zal ik het onder andere hebben waar je allemaal de opleiding kan volgen in Vlaanderen, spreken over hoe je best een passende job zoekt en vindt, praten met mensen die de opleiding volgen, gevolgd hebben, werken als en gewerkt hebben als management assistant. Daarnaast wil ik het ook hebben hoe je je constant kan bijscholen en wat je kan doen bij problemen.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten