Ervaringen en tips

De beste tips en tricks krijg je natuurlijk van ervaringen deskundigen. Ik dook mijn vriendenkring in en zocht enkele mensen die werken of gewerkt hebben als management assistant.

Ik vroeg hen of ze enkele vragen wilden beantwoorden over de opleiding en taken van management assistant. Daarna geef ik ook mijn eigen ervaring weer.

Dit zijn de vragen die ik heb voorgelegd heb:

1. Heb je een opleiding gevolgd tot management assistant? Zo ja, waar? Zo niet, welke opleiding heb je dan gevolgd?
2. Werk je nu als management assistant? Of heb je vroeger als management assistant gewerkt? Waar heb je gewerkt? Wat waren je taken? Werkte je voor een volledig kantoor of afdeling of eerder voor één of enkele specifieke personen?
3. Indien je de opleiding gevolgd hebt, welke punten kunnen dan beter? Waar merk je tekortkomingen?
4. Zou je het aanraden als job? En welke mensen kiezen best voor deze opleiding?

Ik vond 4 mensen die de vragen beantwoord hebben en geef daarna ook nog mijn eigen mening over de opleiding.

Steffie is 27 en geeft momenteel les in het buitengewoon secundair onderwijs. 

1. Ze heeft geen opleiding gevolgd tot MAS, maar volgde een bachelor secundair onderwijs Nederlands - Godsdienst. Nu heeft ze dus werk naar haar behaald diploma. Voor haar job als management assistant heeft ze ervaring opgedaan in administratie, planning en telefonie als HR consultant.
2. Ze werkte 3 jaar als management assistant voor 3 vastgoedmakelaars. Het takenpakket was zeer ruim: agendaplanning, ontvangen van bezoekers, opmaken van dossiers en overeenkomsten, telefonisch contact met diverse partijen, aankoop kantoormateriaal, regelen publiciteit, restaurants boeken, beheren van derdenrekening, opvragen van vergunningen, opmaken van facturen, organiseren van verscheidene kleine evenementen, klasseren, bijhouden van cijfers, statistieken en targets, betalingen opvolgen enz..
3. Niet van toepassing.
4. Volgens haar kan de job er leuk zijn als je heel punctueel en georganiseerd bent. Je moet veel structuur hebben, stressbestendig zijn en graag ten dienste zijn van anderen. Er is ook veel zin voor verantwoordelijkheid nodig maar je mag geen probleem hebben met uitvoerende taken en secuur opvolgen van orders. Ook belangrijk is dat je erg goed bent in prioriteiten stellen en dat je een goede communicator bent. Een goede verstandhouding tussen de manager en zijn assistant is het begin van een succesvolle relatie. Weet wat er van jou verwacht wordt en durf te zeggen dat er een taak zal moeten wachten omwille van iets anders dat dringender is.

Christine is een 40 plusser die al enkele jaren ervaring heeft. 

1. Ik heb geen specifieke opleiding tot management assistant gevolgd, enkel een opleiding humaniora Economie en dan nog avondonderwijs 'efficient secretariaat', 'boekhouden' en 'Spaans.
2. Zowel in mijn huidige en vorige job (13 jaar) ben ik werkzaam als management assistant. Heden werk ik bij Westlease - Elexys en daarvoor werkte ik bij DS Distributors. Mijn takenpakket bestaat voornamelijk uit agendabeheer, correspondentie allerlei voor directie, opvolgen dossiers met betrekking tot vergunningen, het is heel breed. Het directieteam bestaat uit 3 managers en daarnaast ben ik ook nog switching advisor bij de energiemaatschappij.
3. Niet van toepassing, maar misschien is er meer nood aan een doorgedreven opleiding Excel en Powerpoint. Dat zou voor mij toch beter zijn.
4. Ik zou de job zeker aanraden, gezien de diversiteit van taken. Je moet vooral stressbestendig zijn en heel efficient kunnen werken. Snel van aanpak zijn is een goede eigenschap omdat één woord soms voldoende moet zijn om een volledige taak te volbrengen.

Annelies is eind de 20 en werkt bij Thermote & Vanhalst te Waregem.

1. Ik heb geen opleiding tot management assistant gevolgd. Ik heb een A2 diploma kantoor en volgde 1 jaar een opleiding eventmanagement maar heb deze niet afgewerkt.
2. Ik werk voor enkele managers als assistant op de verkoopafdeling. Mijn taken zijn vooral agenda's beheren, powerpoints opmaken, prijzen vergelijken, telefoons opnemen, notuleren tijdens vergaderingen en zorg voor de administratieve kant van de opleidingen die binnen de afdeling georganiseerd worden. Een job met heel veel variatie.
3. Niet van toepassing
4. Als je iemand bent die graag organiseert, sociaal bent, geen 9 to 5 mentaliteit hebt en graag administratieve taken doet is dit zeker een job voor jou. Ik doe deze job heel graag omwille van de variatie die er is en de doorgroeimogelijkheden!

Romina is 24 en werkt bij Greenhouse Dienstencheque

1. Ik volgde de opleiding Office Management aan de Artevelde Hogeschool. Het was de bedoeling om in de richting van Human Resources af te studeren, maar deze richting werd tijdens de opleiding zelf afgeschaft. Dit staat dus niet op mijn diploma vermeld. Ik heb wel het geluk gehad dat de school alles in het werk heeft gesteld om ons toch nog alle vakken te laten volgen.
2. Na mijn opleiding had ik het geluk om op mijn stageplaats te kunnen blijven (Greenhouse Dienstencheques). Zo ben ik gestart als assistente van Karoline, zij is de HR-verantwoordelijke in het bedrijf. Tijdens mijn stage was ze ook mijn begeleidster, de taken van mijn stage heb ik dus ook verdergezet in de eerste weken van mijn job. De hoofdtaken waren toen klasseren, uitdenken van vlottere manieren om zaken bij te houden, excel-files aanvullen en screenen van sollicitaties. Doordat de firma bleef groeien was er soms nood aan extra dossierbeheerders. Daardoor kreeg ik binnen het bedrijf de opleiding tot dossierbeheerder om af en toe in te springen in de kantoren. Daarna ben ik stilletjes doorgegroeid naar de fulltime functie van mobiele dossierbeheerder. De combinatie van mobiele dossierbeheerder en HR assistente was niet meer houdbaar. Zowel voor de taken van dossierbeheerder en HR assistente had ik te weinig tijd. In mijn huidige functie heb ik een wisselende weekplanning, hierin bestaan mijn taken van vooral in het helpen van collega's of het overnemen van hun kantoor wanneer ze afwezig zijn. Aangezien wij een dienstencheque bedrijf zijn, is het een vaak wisselende omgeving. De ene dag kijk ik om klanten en poetshulpen die een gaatje in hun planning hebben te matchen, de andere dag ben ik cheques aan het verwerken en daartussen komen altijd onverwachte zaken aankloppen. Dit zorgt ervoor dat ik nooit op voorhand kan voorspellen hoe mijn dag zal lopen.
3. In de opleiding zelf vond ik dat er soms te weinig keuzemogelijkheden waren. Hiermee bedoel ik dat het rooster van alle studenten voor het grootste deel vastligt. Er is enkel de keuze tussen Spaans en Duits. Verder ligt alles vast. Bepaalde vakken vond ik persoonlijk nogal nutteloos - ik had bijvoorbeeld in mijn laatste jaar RZL. Een vak als RZL zou beter in het eerste jaar gegeven worden, wanneer men na het eerste jaar dan toch nog beslist om een andere opleiding te volgen, heb je dit vak toch reeds al achter de rug. Het wordt in alle Artevelde vakken gegeven. Het enige wat ik wel vind ontbreken is opvolging achteraf. Eens je afgestudeerd, krijg je ook niet de kans om je om een 'bijblijf-sessie' te volgen. Mijn opgedane kennis tijdens mijn studies is grotendeels verloren gegaan. Vooral van het vak administratieve organisatie is dan ook niets meer blijven volgen. Dit onderdeel zou volgens mij toch eens mogen herzien worden.
4. Ik vind het een leuke job om te doen en de management assistant bij Greenhouse doet haar haar job nu al 8 jaar en nog steeds met plezier. Het is een goede leerschool. Als je graag met administratieve taken bezig bent, maar toch niet 100% voor leidinggevende wilt gaan - of stilletjes aan wil doorgroeien naar leidinggevende, denk ik dat deze opleiding een goede keuze is.

Je ziet dat het takenpakket over het algemeen wel hetzelfde is bij alle 4 de dames. Agenda beheer, telefoons opnemen, databeheer en dergelijke. Ook bij mijn eigen job is dit het geval. Hieronder kan je mijn eigen antwoorden op de vragen vinden.

1. Ik studeerde Grieks-Latijn in het middelbaar en trok daarna naar de Universiteit Gent om Kunstwetenschappen te studeren. Ook is dit nog steeds een grote passie, de opleiding was te zwaar. Ik deed nog een omzwerving Fotografie en probeerde Kunstwetenschappen nog eens opnieuw maar het was geen groot succes. Ik besloot aan het werk te gaan en werkte 4,5 jaar als verkoopster in een kledingzaak. Omdat ik daar regelmatig de administratie voor mijn rekening nam, besloot ik om een opleiding tot Office Manager te volgen aan de Artevelde Hogeschool. Een Switch traject weliswaar, in combinatie met een fulltime job. Ik hoop in juni 2016 te kunnen afstuderen.
2. Momenteel werk ik als allround assistant bij E&C Consultants, een energie consultant bureau te Kortrijk. Ik werk er in dienst van een management team van 4 personen en een team van 10 consultants wereldwijd. Mijn job is heel divers en uitgebreid. Ik neem de telefoons voor mijn rekening, zorg voor een verdeling van de post en bestel kantoormateriaal, drank en voedingswaarden. Ik boek alle hotels, treinen en vliegtuigen die nodig zijn voor de verplaatsingen en zorg ervoor dat alle documenten in orde zijn. Databeheer is ook belangrijk en noteer afspraken in de agenda's. 
3. Ik vind persoonlijk dat er meer praktijkvakken mogen zijn. Ook zoals Romina vind ik dat er meer keuzemogelijkheden moeten zijn en dat de plaatsing van bepaalde vakken wel eens beter mag bekeken worden.
4. Ik ben heel blij dat ik de mogelijkheid heb om deze opleiding te kunnen volgen. Het is de juiste keuze voor mij en dat merk ik nu ook doordat ik de job reeds kan uitvoeren.

Ik hoop dat deze blog voor toekomstige studenten en huidige studenten nuttig is geweest, nuttig is en nog nuttig zal zijn.